Preguntas más frecuentes en relación a la Factura Electrónica

La factura electrónica

 

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que en lugar de utilitzar el papel como soporte, utilitza el soporte electrónico para generarse y la transmisión electrónica para ser entregada.

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¿Cómo son las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas pueden utilizar un formato estructurado o no. Un ejemplo de formato estructurado es el formato FACTURAe que han de utilizar todos los proveedores de la Administración Pública para transmitir las facturas a cualquier órgano o entidad de esta, en concreto al Ayuntamiento de Vila-seca. Un ejemplo de formato no estructurado es un fichero pdf, que no es valido para las facturas a enviar a las administraciones públicas.

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¿Cuál es el formato valido de les facturas electrónicas?

El formato válido para facturar a las administraciones públicas en general, y al Ayuntamiento de Vila-seca en particular, es FACTURAe, que es un fichero <XML> estructurado que sigue unas reglas sintàcticas precisas para construirse. Las versiones actualmente admitidas de FACTURAe son la 3.2 y la 3.2.1 (Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público).

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¿Porqué es necesario identificar al  Órgano gestor en las facturas electrònicas?

Porque en el Punto General de Entrada de facturas electrónicas se presentan las facturas dirigidas a todas las administraciones públicas. Para discriminar las que van dirigidas al Ayuntamiento de Vila-seca, es necesario consignar en el Órgano Gestor el código L01431711.

Si van dirigidas al Patronato Municipal de Música de Vila-seca, el código del Órgano Gestor es LA0002745.

Si van dirigidas al Patronato Municipal de Turismo de Vila-seca, el código del Órgano Gestor es LA0002685

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¿Hace falta identificar algún campo más?

Si. Es necesario identificar la "Oficina Contable" y la "Unidad de Tramitación". En cada caso, para el Ayuntamiento, para el Patronato Municipal de Música de Vila-seca y para el Patronato Municipal de Turismo de Vila-seca son diferentes y figuran en el apartado de Facturas Electrónicas de la Sede Electrònica del Ayuntamiento.

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¿Hay una norma nueva de facturación electrónica a nivel europeo?

Si, la Directiva 2014/55/UE de factura electrónica. Cuando sea vigente, será necesario adaptar los sistemas informáticos a las nuevas especificaciones. Igualmente, los formatos de FACTURAe irán evolucionando y también deberán adaptarse de acuerdo con los nuevos requerimientos que se publicaran oportunamente.

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¿Todas las facturas han de ser electrónicas?

El Ayuntamiento de Vila-seca ha regulado mediante el Reglamento del Registro Contable de Facturas Electrónicas la posibilidad para los proveedores de entregar las facturas de importe inferior a 5.000'- en soporte papel (siempre que no lo exijan los pliegos de la contratación). El resto deberan entregarse obligatoriamente en soporte electrónico.

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¿Qué tipo de facturas se pueden presentar?

Según el Reglamento por el cúal se regulan las obligaciones de facturación, aprovado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los diferentes tipos de facturas son:

  • Facturas Completas u Ordinárias
  • Duplicados de facturas
  • Facturas rectificativas
  • Facturas recapitulativas
  • Facturas simplificadas

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¿Las facturas simplificadas pueden entregarse en papel?

Sí. Dado que las facturas simplificadas son aquellas que, entre otras condiciones, tienen un importe no superior a 400'- (iva incluido) o, en determinadas operaciones comerciales no superiores a 3.000'- (iva incluido) y el Ayuntamiento admite la presentación en papel de las inferiores a 5.000'- , esta claro que se pueden presentar en papel. No obstante, es aconsejable introducirse en la práctica de la facturación electrónica, que previsiblemente se acabará imponiendo, como se impusieron los ordenadores a las máquinas de escribir.

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¿Por què hacerlo tan difícil?

Aunque estamos acostumbrados, las facturas en papel representan un sobre coste en términos de eficiencia. Un sistema informático las confecciona, un sistema informático las imprime, han de transportarse y entregar en papel, y en la recepción, se vuelven a introducir en otro sistema informático. La factura electrónica pretende simplificar todo este proceso haciendo que los sistemas informáticos se entiendan entre ellos. Sin embargo, siempre se puede obtener una copia en papel de la factura electrónica para ser leída directamente por personas, pero el original de la factura sigue siendo la factura electrónica (importante a efectos tributarios).

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¿Qué gano como proveedor?

Las ganancias son múltiples, principalmente económicas, pero también en la mejora de su gestión. El coste de emisión de una factura electrónica es ínfimo en comparación con el coste de emisión de la factura en papel. Además la entrega también es más económica y rápida en el caso de la factura electrónica, evitando desplazamientos o envíos. El procesamiento y control de la factura por parte del Ayuntamiento es inmediato, lo que proporciona seguridad y agiliza los plazos de cobro. Además, permite saber en todo momento el estado de tramitación, lo que posibilita unos planes de tesorería más precisos. Los costes de clasificación y archivo también son más elevados en el caso de la factura en papel.

Se calcula que el coste para el emisor de la factura en papel esta alrededor de los 3,5 € por factura, mientras que el coste para el mismo emisor de una factura electrónica se estima en 0,15 € por factura.

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¿Donde puedo encontrar más información sobre las facturas electrónicas en formato FACTURAe?

En la web www.facturae.gob.es mantenida por los Ministerios de Industria Energía y Turismo y por el de Hacienda y Administraciones Públicas.

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Documentos adjuntos

¿Se pueden adjuntar otros documentos a la factura?

El Punto General de Entrada de Facturas electrónicas admite archivos anexos en la factura, que no tendrán carácter legal y sirven únicamente a efectos de remitir información aclaratoria o justificativa de los bienes o servicios prestados que se facturan.

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¿Qué tamaño máximo puede tener el fichero adjunto?

El tamaño máximo de los archivos adjuntos es de 2 MB.

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¿Deben ser de algún tipo especial estos ficheros?

A los efectos de facilitar su descarga y lectura, los archivos adjuntos deberán ser archivos PDF/A. El PDF/A es un formato de archivo por almacenamiento y lectura a largo plazo de documentos electrónicos. Está basado en la versión de referencia 1.4 de PDF de Adobe Systems Inc. (implementada en el Adobe Acrobat versión 5 y posteriores) y está definido por la ISO 19005-1: 2005, publicada el 1 de octubre de 2005.

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Entrega de las facturas

¿Donde se pueden entregar las facturas?

La Ley impone que todas las facturas electrónicas se entregarán al Punto General de Entrada de facturas electrónicas que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha implantado y que desde este serán enviadas al instante y automáticamente a cada Registro Contable de facturas de cada administración. Desde la Sede Electrónica del Ayuntamiento (https://seuelectronica.vila-seca.cat) hay un acceso a dicho Punto General de Entrada de facturas electrónicas.


Las facturas que se entreguen en papel (únicamente si son inferiores a 5.000'- ) se pueden entregar en las dependencias indicadas en la Sede Electrónica.

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¿Desde cuándo han de presentarse las facturas en un registro administrativo?

Esta obligación está vigente desde los 20 días posteriores a la publicación en el Boletín Oficial del Estado de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

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¿Cuando presente una factura electrónica, obtendré algún recibo de la presentación?

Si, una vez se presente la factura electrónica en el Punto general de entrada de facturas electrónicas y se compruebe su corrección, el mismo registro electrónico administrativo entrega un justificante de presentación de la factura ante el mismo, que incluye el número de registro asignado y la fecha y hora de presentación. Esto es así tanto si la presentación se hace mediante el portal "subiendo" una factura, como si la presentación se hace mediante web services, donde se devuelve como respuesta de la llamada el número de registro que se ha asignado.

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¿Solo hay un único Registro Contable de Facturas para todo el Ayuntamiento?

No. El Ayuntamiento tiene su propio Registro Contable de Facturas, pero el Patronato Municipal de Música y el Patronato Municipal de Turismo, a su vez, tienen cada uno el suyo.

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¿Cómo se pueden entregar las facturas electrónicas?

Hay dos mecanismos.

El primero, más sencillo, pensado para aquellos proveedores que emiten puntualmente facturas a las administraciones públicas, es accediendo al portal Face, Punto General de Entrada de facturas electrónicas y, mediante un entorno web, subir un fichero .sig que contenga una factura electrónica.

El segundo mecanismo, pensando para todas aquellas empresas que facturan habitualmente en la administración pública, se hace mediante la conexión del servicio de facturación de la empresa con el Punto General de Entrada de facturas electrónicas.

También puede contratar el servicio de facturación y presentación con empresas que comercializan este servicio. En este último caso, este último hace únicamente la función de presentador de la factura, no de emisor, que sigue siendo la propia empresa.

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¿Si se presentan muchas facturas ala vez, se puede presentar una relación o han de presentarse una a una?

Las facturas se presentarán una a una, ya que cada una conlleva una solicitud de reconocimiento de una obligación de pago y debe ser objeto de control y seguimiento individualizado. Como tales se anotan en el Registro Contable de facturas y en el Registro General de Entrada del Ayuntamiento o de los Patronatos a los que vayan dirigidas.

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¿Qué sucede cuando se presenta una factura electrónica por el Punto General de Entrada de facturas electrónicas?

El Punto General de entrada de facturas electrónicas del Ayuntamiento, que actualmente es FACE (https://face.gob.es/ca/) comprueba la corrección formal de la factura, deje constancia de su presentación y la remite inmediatamente , de forma electrónica, en el Registro Contable de facturas del Ayuntamiento, que a su vez realiza unas comprobaciones finales y registra la factura. A partir de ese momento empiezan a contar los plazos para el reconocimiento de la deuda por parte del Ayuntamiento y su pago. Si todo ha ido correctamente, todo el proceso no tarda más que unos segundos.

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¿El Ayuntamiento puede exigir presentar una factura en papel?

No. El Ayuntamiento no puede exigirla en papel. Lo que ha hecho el Ayuntamiento es admitir, dentro del marco que le ofrece la ley, la presentación de facturas en papel, si tienen un importe menor a 5.000'- . Sin embargo, incluso estas pueden presentarse electrónicamente. Por tanto, es previsible que todas las facturas que se hagan a las administraciones públicas acaben siendo electrónicas.

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Tramitación de las facturas

¿Como tramita el Ayuntamiento las facturas?

Lo primero que se hace es comprobar los aspectos formales de la factura y anotarla en el Registro Contable de Facturas.

Las facturas electrónicas, se imprimen de forma diligenciada y se distribuyen a la unidad responsable de su tramitación. La unidad responsable de la tramitación comprueba que los conceptos facturados se ajustan en precio, cantidad y calidad a los servicios o los bienes entregados, conforma la factura, inicia los trámites para su reconocimiento formal como deuda y su posterior pago. En cada paso, se informa al Punto General de Entrada de facturas electrónicas del estado de tramitación en la que se encuentra la factura.

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¿Como se puede consultar el estado de tramitación de la factura?

Si se trata de una factura electrónica mediante el Punto General de Entrada de facturas electrónicas, donde se irá actualizando el estado de tramitación de la misma. En el caso de las facturas en papel, deberá personarse en la Unidad del Registro Contable de Facturas donde se haya presentado.

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¿Cuáles son los estados de tramitación de una factura?

Los estados posibles y sus codificaciones son:

  1. Registrada (código =1200)

  2. Registrada en el Registro Contable de Facturas (código=1300)

  3. Contabilizada la Obligación Reconocida (código=2400)

  4. Pagada (código=2500)

  5. Retornada (código=2600)

  6. Anulada (código=3100)

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¿Cuánto tiempo tarda el Ayuntamiento en pagar?

Aunque el Ayuntamiento se esfuerza en pagar lo antes posible a sus proveedores, los procedimientos formales de contabilización, autorización y control son rigurosos y conllevan un tiempo material. Las fechas de pago medio trimestral de cada Ente (Ayuntamiento, Patronato Municipal de Música y Patronato Municipal de Turismo) se encuentran disponibles y actualizados en la página de la Sede Electrónica.

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¿Qué hay que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas al Ayuntamiento?

De acuerdo con la normativa actual los proveedores tienen la obligación de conservar las cópias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 56/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, de igual forma que si se tratara de una factura en papel. De igual manera que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de forma que garanticen:

     su legibilidad,

     la autenticidad del origen y

     la integridad del contenido de la factura.

La legibilidad de las facturas electrónicas esta garantizada por los programas de visualización. La autenticidad del origen de la factura queda garantizada por el tipo de firma electrónica y los procesos de conservación que posteriormente aplique el Ayuntamiento y su integridad está garantizada por la misma firma utilizada.

La Administración Tributaria podrá acceder a las facturas en tareas propias de comprobación e inspección, y en el caso de las facturas electrónicas de forma directa y en línea.

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Factoring

¿Como se incorpora el factoring a la factura electrónica?

Actualmente no está previsto como tratamiento particular para la factura electrónica. Por lo tanto, cuando se dé la circunstancia de la cesión de créditos derivados de la factura, se procederá como establecen las Bases de Ejecución del presupuesto y notificarlo a la Intervención, de acuerdo con el procedimiento establecido.

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¿Quién puede consultar el estado de tramitación de la factura en los casos en que el crédito correspondiente a la factura se ceda?

Lo que esta previsto en la normativa es que sea el proveedor o quien lo haya presentado únicamente quienes puedan consultar el estado de tramitación de la misma.

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Errores e incidéncias

¿Quién identifica si hay algun error en la factura?

La oficina contable identifica los errores formales y contables y la unidad tramitadora, de contenido, comunicándolos al proveedor y devolviendo la factura para su enmienda. En el proceso de retorno de la factura, se anotara este retorno en el Registro Contable de facturas y en el Registro General de salida del Ayuntamiento.

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¿Quién retorna la factura errónea?

El Órgano Gestor, como hasta ahora. El Ayuntamiento o cada uno de los Patronatos Municipales, en cada caso, indicando los motivos o incidencias detectados.

 

Como sé que no ha habido errores y que la factura se ha aceptado?


Por que el registro administrativo entrega un justificante de presentación en caso de que se trate de facturas electrónicas. En caso de que se trate de facturas en papel, mediante consulta presencial en el Registro Contable de facturas.

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¿Cómo se resueven las incidéncias que puedan surgir?

Al igual que actualmente. El procedimiento de devolución de la factura se efectúa por el proceso inverso al de su presentación, es decir, mediante la oficina contable y el registro en el que presentó la factura el proveedor. La Unidad tramitadora, caso de que sea ella quien haya encontrado motivos para la devolución, avisará al proveedor.

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¿Cuánto tiempo tiene el Ayuntamiento para identificar y resolver posibles incidéncias o errores ?

El mismo que hasta ahora.

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