Llista de continguts

Preguntes més freqüents en relació a la Factura Electrònica

La factura electrònica

 

Què és una factura electrònica?

Una factura electrònica és una factura que en lloc d'utilitzar el paper com a suport, utilitza el suport electrònic per generar-se i la transmissió electrònica per lliurar-se.

Pujar

Com són les factures electròniques?

Les factures electròniques poden utilitzar un format estructurat o no. Un exemple de format estructurat és el format FACTURAe que han d'utilitzar tots els proveïdors de l'administració pública per trametre les factures a qualsevol òrgan o ens d'aquesta, en concret a l'Ajuntament de Vila-seca. Un exemple de format no estructurat és un fitxer pdf, que no és valid per les factures a enviar a les administracions públiques.

Pujar

Quin és el format valid de les factures electròniques?

El format vàlid per facturar a les aministracions públiques en general, i a l'Ajuntament de Vila-seca en particular, és FACTURAe, que es un fitxer <XML> estructurat que segueix unes regles sintàctiques precises per a construir-se. Les versions actualment admeses de FACTURAe són la 3.2 i la 3.2.1 (Llei 25/2013 de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació dels registre comptable de factures en el sector públic).

Pujar

Per que cal identificar l'Òrgan gestor en les factures electròniques?

Per que al Punt General d'Entrada de les factures electròniques es presenten les factures que van adreçades a totes les administracions públiques. Per discriminar les que van adreçades a l'Ajuntament de Vila-seca, cal consignar en l'Òrgan Gestor el codi L01431711.

Si van adreçades al Patronat Municipal de Música de Vila-seca, el codi de l'Òrgan Gestor és LA0002745.

Si van adreçades al Patronat Patronat Municipal de Turisme de Vila-seca, el codi de l'Òrgan Gestor és LA0002685

Pujar

Cal identificar algun camp més?

Si. Cal identificar la "Oficina Comptable" i la "Unitat de Tramitació". En cada cas, per l'Ajuntament, pel Patronat Municipal de Música de Vila-seca i pel Patronat Municipal de Turisme de Vila-seca són diferents i figuren a l'apartat de Factures Electròniques de la Seu Electrònica de l'Ajuntament.

Pujar

Hi ha una nova norma de facturació electrònica a nivell europeu?

Si, la Directiva 2014/55/UE de factura electrònica. Quan sigui vigent, s'hauran d'adaptar els sistemes informàtics a les noves especificacions. Igualment, els formats de FACTURAe aniran evolucionant i també s'hauran d'adaptar d'acord amb els nous requeriment que es publicaran oportunament.

Pujar

Totes les factures han de ser electròniques?

L'Ajuntament de Vila-seca ha regular mitjançant el Reglament del Registre Comptable de Factures Electròniques la possibilitat voluntària del proveïdors de lliurar les factures d'import inferior a 5.000'-€ en paper. La resta hauran de lliurar-se obligatoriament en suport electrònic.

Pujar

Quin tipus de factures es poden presentar?

Segons el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, els diferents tipus de factures són:

  • Factures Completes o Ordinàries
  • Duplicats de factures
  • Factures rectificatives
  • Factures recapitulatives
  • Factures simplificades

Pujar

Les factures simplificades poden ser en paper?

Si. Donat que les factures simplificades són aquelles que, d'entre altres condicions, tenen un import no superior a 400'-€ (iva inclòs) o, en determinades operacions comercials no superiors a 3.000'-€ (iva inclòs) i l'Ajuntament admet la presentació en paper de les inferiors a 5.000'-€, esta clar que es poden presentar en paper. Això no obstant, és aconsellable introduir-se en la pràctica de la facturació electrònica, que previsiblement s'acabarà imposant, com es van imposar els ordinadors a les màquines d'escriure.

Pujar

Per què fer-ho tan difícil?

Tot i que estem acostumats, les factures en paper representen un sobre cost en termes d'eficiència. Un sistema informàtic les confecciona, un sistema informàtic les imprimeix, s'han de transportar i lliurar en paper i a la recepció es tornen a introduir en un altre sistema informàtic. La factura electrònica pretén simplificar tot aquest procés fent que els sistemes informàtics s'entenguin entre ells. Tot i això sempre es pot obtenir una còpia en paper de la factura electrònica per ser llegida directament per persones, però l'original de la factura segueix sent la factura electrònica (important a efectes tributaris).

Pujar

Que hi guanyo com a proveïdor?

Els guanys són múltiples, principalment econòmics i en la millora de la seva administració. El cost d'emissió d'una factura electrònica és ínfim en comparació amb el cost d'emissió de la factura en paper. A més el lliurament també és més econòmic i ràpid en el cas de la factura electrònica, evitant desplaçaments o trameses. El processament i control de la factura per part de l'Ajuntament és immediat, el que proporciona seguretat i agilitza els terminis de cobrament. A més, permet saber en tot moment el seu estat de tramitació, el que possibilita uns plans de tresoreria més acurats. Els costos de classificació i arxiu també són més elevats en el cas de la factura en paper.

Es calcula que el cost per l'emissor de la factura en paper esta al voltat dels 3,5€ per factura, mentre que el cost pel mateix emissor d'una factura electrònica s'estima en 0,15€ per factura.

Pujar

On puc trobar més informació sobre les factures electròniques amb format FACTURAe?

A la web www.facturae.gob.es mantinguda pels Ministeris d'Industria Energia i Turisme i pel d'Hisenda i Administracions Públiques.

Pujar

Documents adjunts

Es poden adjuntar altres documents a la factura?

El Punt general d'Entrada de Factures electròniques admet fitxers annexes a la factura, que no tindran caràcter legal i serveixen únicament a efectes de trametre informació aclaratòria o justificativa dels bens o serveis prestats que es facturen.

Pujar

Quina grandària màxima pot tenir el fitxer adjunt?

La grandària màxima dels arxius adjunts és de 2 MB.

Pujar

Han de ser d'algun tipus especials aquests fitxers?

Als efectes de facilitar la seva descarrega i lectura, els arxius adjunts hauran de ser arxius PDF/A. El PDF/A és un format d'arxiu pel emmagatzamament i lectura a llarg termini de documents electrònics. Està basat en la versió de referència 1.4 de PDF d'Adobe Systems Inc. (implementada a l'Adobe Acrobat versió 5 i posteriors) i esta definit per la ISO 19005-1:2005, publicada l'1 d'octubre de 2005.

Pujar

Lliurament de les factures

On es poden lliurar les factures?

La Llei imposa que totes les factures electròniques es lliuraran al Punt General d'Entrada de factures electròniques que el Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques ha implantat i que des d'aquest seran trameses a l'instant i automaticament a cada Registre Comptable de factures de cada administració. Des de la Seu Electrònica de l'Ajuntament (https://seuelectronic.vila-seca.cat) hi ha un accés a l'esmentat Punt General d'Entrada de factures electròniques.


Les factures que es lliurin en paper (únicament si són inferiors a 5.000'-€) es poden lliurar a les dependències indicades a la Seu Electrònica.

Pujar

Des de quan s'han de presentar les factures en un registre administratiu?

Aquesta obligació està vigent des de els 20 dies posteriors a la publicació en el Butlletí Oficial de l'Estat de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures al sector públic.

Pujar

Quan presenti una factura electrònica, obtindré algun rebut de la presentació?

Si, un cop es presenti la factura electrònica al Punt general d'entrada de factures electròniques i es comprovi la seva correctesa, el mateix registre electrònic administratiu lliura un justificant de presentació de la factura davant el mateix, que inclou el numero de registre assignat i la data i hora de presentació. Aixó és així tant si la presentació es fa mitjaçant el portal "pujant" una factura, com si la presentació es fa per web services, on es retorna com a resposta de la crida el numero de registre que s'ha assignat.

Pujar

Només hi ha un únic Registre Comptable de Factures per a tot l'Ajuntament?

No. L'Ajuntament té el seu propi Registre Comptable de Factures, però el Patronat Municipal de Música i el Patronat Municipal de Turisme, al seu torn, tenen cadascun el seu.

Pujar

Com es poden lliurar les factures electròniques?

Hi han dos mecanismes.

El primer, més senzill pensat per aquells proveïdors que emeten puntualment factures a les administracions públiques, es accedint al portal FACe, Punt General d'Entrada de factures electròniques i, mitjançant un entorn web pujar un fitxer .sig que contingui una factura electrònica.

El segon mecanisme, pensant per totes aquelles empreses que facturen habitualment a l'administració pública es fa mitjançant la connexió del servei de facturació de la empresa amb el Punt General d'Entrada de factures electròniques.

També pot contractar el servei de facturació i presentació amb empreses que comercialitzen aquest servei. En aquest darrer cas, aquest darrer fa únicament la funció de presentador de la factura, no d'emissor, que segueix sent la pròpia empresa.

Pujar

Si presento moltes factures de cop, puc presentar una relació o les he de presentar una a una?

Les factures s'han de presentar una a una, ja que cada una comporta una sol·licitud de reconeixement d'una obligació de pagament i ha de ser objecte de control i seguiment individualitzat. Com a tals s'anoten en el Registre Comptable de factures i en el Registre General d'Entrada de l'Ajuntament o dels Patronats als que vagin adreçades.

Pujar

Què passa quan presento una factura electrònica pel Punt General d'Entrada de factures electròniques?

El Punt General d'entrada de factures electròniques de l'Ajuntament, que actualment és FACe (https://face.gob.es/ca/) comprova la correctessa formal de la factura, deix constància de la seva presentació i la remet immediatament, de forma electrònica, al Registre Comptable de factures de l'Ajuntament, que al seu torn realitza unes comprovacions finals i enregistra la factura. A partir d'aquest moment comencen a comptar els terminis pel reconeixement del deute per part de l'Ajuntament i el seu pagament. Si tot ha anat correctament, tot el procés no triga més que uns segons.

Pujar

L'Ajuntament em pot exigir presentar una factura en paper?

No. L'Ajuntament no pot exigir-la en paper. El que ha fet l'Ajuntament és admetre, dins del marc que li ofereix la llei, la presentació de factures en paper si tenen un import menor de 5.000'-€. Tot i això, inclús aquestes poden presentar-se electrònicament. Per tant, es previsible que totes les factures que es facin a les administracions públiques acabaran sent electròniques.

Pujar

Tramitació de les factures

Com tramita l'Ajuntament les factures?

El primer que es fa és comprovar els aspectes formals de la factura i anotar-la al Registre Comptable de Factures. 

Les factures electròniques, s'imprimeixen de forma diligenciada i es distribueixen a la unitat responsable de la seva tramitació. La unitat responsable de la tramitació comprova que els conceptes facturats s'ajusten en preu, quantitat i qualitat als serveis o als bens lliurats, conforma la factura, inicia els tràmits pel seu reconeixement formal com a deute i el seu posterior pagament. En cada pas, s'informa al Punt General d'Entrada de factures electròniques de l'estat de tramitació en la que es troba la factura.

Pujar

Com puc consultar l'estat de tramitació de la factura?

Si es tracta d'una factura electrònica mitjançant el Punt General d'Entrada de factures electròniques, on s'anirà actualitzant l'estat de tramitació d'aquesta. En el cas de les factures en paper, caldrà personar-se a la Unitat del Registre Comptable de Factures on s'hagi presentat.

Pujar

Quins són els estats de tramitació d'una factura?

Els estats possibles i les seves codificacions són:

  1. Enregistrada (codi =1200)

  2. Enregistrada al Registre Comptable de Factures (codi=1300)

  3. Comptabilitzada l'Obligació Reconeguda (codi=2400)

  4. Pagada (codi=2500)

  5. Rebutjada (codi=2600)

  6. Anul·lada (codi=3100)

Pujar

Quan de temps triga l'Ajuntament en pagar?

Tot i que l'Ajuntament s'esforça en pagar el més aviat possible al seus proveïdors, els procediments formals de comptabilització, autorització i control són rigorosos i comporten un temps material. Les dates de pagament mitjà trimestral de cada Ens (Ajuntament, Patronat Municipal de Música i Patronat Municipal de Turisme) es troben disponibles i actualitzades a la pàgina de la Seu Electrònica.

Pujar

Què he de fer amb les factures electròniques un cop trameses a l'Ajuntament?

D'acord amb la normativa actual els proveïdors tenen la obligació de conservar les còpies de les factures electròniques expedides durant el termini previst a la Llei 56/2003, de 17 de desembre, General Tributària, d'igual forma que si es tractés d'una factura en paper. D'igual manera que amb les factures en paper, les factures electròniques han de conservar-se de manera que garanteixin:

  • la seva legibilitat,

  • l'autenticitat de l'origen i

  • la integritat del contingut de la factura.

La legibilitat de les factures electròniques esta garantida pels programes de visualització. L'autenticitat de l'origen de la factura queda garantida pel tipus de signatura electrònica i els processos de conservació que posteriorment hi apliqui l'Ajuntament i la seva integritat queda garantida per la mateixa signatura utilitzada.

L'Administració Tributària podrà accedir a les factures en tasques pròpies de comprovació i inspecció, i en el cas de les factures electròniques de forma directa i en línia.

Pujar

Factoring

Com s'incorpora el factoring a la factura electrònica?

Actualment no esta previst com a tractament particular per la factura electrónica. Per tant, quan es doni la circumstància de la cessió de crèdits derivats de la factura, caldrà procedir com estableixen les Bases d'Execució del pressupost i notificar-ho a la Intervenció, d'acord amb el procediment establert.

Pujar

Qui pot consultar l'estat de tramitació de la factura en els casos que el crèdit corresponent a la factura es cedeixi?

El que esta previst a la normativa és que sigui el proveïdor o qui l'hagi presentat únicament qui puguin consultar l'estat de tramitació de la mateixa.

Pujar

Errors i incidències

Quin identifica si hi ha algun error a la factura?

La oficina comptable identifica els errors formals i comptables i la unitat tramitadora els de contingut, comunicant-los al proveïdor i retornant la factura per a la seva esmena. En el procés de retorn de la factura, s'anotara aquest retorn en el Registre Comptable de factures i en el Registre General de sortida de l'Ajuntament.

Pujar

Qui retorna la factura errònia?

L'Òrgan Gestor, com fins ara. L'Ajuntament o cada un dels Patronats Municipals, en cada cas, indicant els motius o incidències detectats.

Com sé que no hi ha hagut errors i que la factura s'ha acceptat?

Per que el registre administratiu lliura un justificant de presentació en cas que es tracti de factures electròniques. En cas que es tracti de factures en paper, mitjançant consulta presencial al Registre Comptable de factures.

Pujar

Com es resolen les incidències que puguin sorgir?

Igual que actualment. El procediment de devolució de la factura s'efectua pel procés invers al de la seva presentació, és a dir, mitjançant la oficina comptable i el registre en el que va presentar la factura el proveïdor. La Unitat tramitadora, cas que sigui ella qui hagi trobat motius per la devolució avisarà al proveïdor.

Pujar

Quant de temps té l'Ajuntament per identificar i resoldre possibles incidències o errors ?

El mateix que fins ara.

Pujar